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2020. 2. 25. 18:10

요즘 기업들의 공통적인 최대 관심사는 두 가지다. 첫째는 코로나19 바이러스에 의한 임직원들의 인적 피해를 차단하는 것이고, 둘째는 바이러스 여파로 위축되는 경제 상황 속에서 손실을 최소화하는 것이다. 규모, 지역, 업종에 상관없이 모두가 비상 상황이다. 그래서 재택근무를 도입하거나 확대하는 기업들이 점차 증가하고 있다. 다행히 특별한 준비 없이 재택근무를 하더라도, 업무에 지장을 주지 않고 효율적으로 대응할 수 있는, 시스템과 솔루션은 이미 다양하게 존재한다.

 

재택근무가 업무의 손실이나 중단없이 원활하게 수행되고, 이를 통해 조직과 개인이 만족할만한 성과를 얻으려면, 무엇보다 협업에 필수적인 ‘소통’의 장벽을 낮추거나 없애야 한다. 이러한 가운데 구글의 G 스위트(G Suite) 제품 마케팅 책임자인 알렉사 쉬르징거(Alexa Schirtzinger)가 ‘더 나은 화상통화를 위한 6가지 팁(Use these 6 tips for better video calls)’이라는 행아웃(Hangout)을 활용한 화상회의 팁을 구글 공식 블로그를 통해 소개했다.

 

구글의 G 스위트(G Suite) 제품 마케팅 책임자인 알렉사 쉬르징거(Alexa Schirtzinger)가 ‘더 나은 화상통화를 위한 6가지 팁(Use these 6 tips for better video calls)’이라는 제목으로, 자신이 행아웃(Hangout)을 활용해 화상 통화를 하면서 경험했던 내용을 블로그를 통해 공유했다. (화면 : Google Blog)

 

그는 "집에서 회사 일을 하면서, 화상통화를 이용해 회의하다 보면, 생각지 못했던 여러 가지 문제나 상황에 직면하게 된다. 아이들이 주변에서 뛰어놀거나 매달리고, 개가 짖는 등 주변의 생활 소음에 방해를 받을 때도 있다. 때로는 창피한 순간을 보이기도 했고 많은 실수를 했지만, 그 과정에서 몇 가지를 배웠다”고 전하며, 이런 경험을 바탕으로 재택근무자를 위해 아래와 같은 6가지 화상통화 팁을 소개한다고 밝혔다.

 

첫 번째는 올바른 환경을 선택한다(Choose the right environment). 복잡한 문제에 대해 논의하거나 브레인 스토밍을 하며 아이디어를 나눌 때는, 음성 통화, 채팅, 이메일보다 화상 통화가 효율적이다. 하지만 화상 통화를 진행하는 장소를 적절하게 고르는 것이 중요하다. 배경으로는 아무것도 없는 벽이 좋고, 밝은 빛이 들어오는 창문은 피해야 한다. 노트북을 이용할 경우는 안정적으로 고정되는 곳에 두는 것도 중요하다. 노트북이 화상 통화 중에 흔들거리거나 움직이면 미묘한 흔들거림만으로 분위기가 산만해지고 회의에 영향을 준다.

 

두 번째는 필요하다면 언제든지 초대해 화상통화를 진행한다(Invite anyone, anytime). 화상 회의를 진행하려면 예약을 하고, 각자의 스케줄에 맞춰 진행하는 경우가 일반적이다. 하지만 장문의 이메일을 보면서 업무 내용을 파악하는 상황처럼, 직접 대화를 하는 것이 효율적일 때는 바로 회의 초대 메시지를 보내고 회의를 진행한다. 구글의 행아웃 미트(Hangout Meet)는 국제전화 접속 코드를 자동으로 생성해 전화를 걸 수 있고, 캘린더 일정, 이메일, 전화를 통해 사람들을 초대할 수 있다.

 

세 번째는 들을 수 없을 때는 자막을 켠다(Can’t hear? Turn on captions). 시끄러운 장소에서 헤드폰도 없이 회의를 진행해야 하는 상황이라면, 주변 소음 때문에 통화 상대의 목소리를 잘 들을 수 없을 수도 있다. 이럴 때는 행아웃이 제공하는 자막(Caption) 기능을 사용한다. 자막 기능은 PC, 노트북, 스마트폰에서 모두 사용할 수 있다. 다만, 자막 기능은 영어로만 제공된다.

 

네 번째는 전체 화면이 아닌 창으로 필요한 자료 화면을 공유한다(Presenting? Only share what you mean to share). 화상 회의를 진행하다 보면 각자 자신이 가진 자료를 참석자들과 함께 보며 회의를 진행해야 한다. 이럴 때 ‘창(One Window)’ 공유 기능이 유용하다. 창으로 발표 화면을 공유하면 자료를 이메일로 전달하거나 파일로 직접 공유할 필요가 없고, 전체 화면을 보여주는 것이 내키지 않을 때 유용하다.

 

다섯째는 화면 레이아웃 변경 기능을 적절하게 활용한다(Want to read the room? Change the screen layout). 서로 다른 장소에 있는 사람들과 원격으로 회의를 진행할 때는, 상황에 따라 화면 레이아웃을 수시로 변경하며 진행하는 것이 좋다. 행아웃의 레이아웃은 자동, 타일식, 스포트라이트, 사이드바 네 가지 모드가 있다. 따라서 발표 자료를 보아야 할 때, 전체적인 회의 참석자의 분위기를 살필 때 등, 집중해야 할 부분에 초점을 맞춰 화면 레이아웃을 변경한다.

 

여섯째는 실제 생활을 조금은 공유한다(Be real). 모든 사람은 직장 이외의 삶을 가지고 있다. 기업 문화에 따라 다를 수는 있지만, 아이들이 카메라에 손을 흔들거나, 점심 식사 시간을 함께하는 것 같은 주변의 일상을 조금이라도 보여주는 것이 좋다. 이렇게 각자의 일상을 조금씩 나누면, 동료들과 더 깊은 유대감을 느낄 수 있다. 직접 만나지 못하는 현실적 한계에서 오는 거리감을, 이러한 방법으로 조금은 줄일 수 있다.

 

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